Facturación en Caargo.mx

Con los planes Pro y Premium, puedes generar facturas electrónicas (CFDI) directamente desde tus maniobras. No necesitas otro sistema de facturación.

A diferencia de los sistemas genéricos de facturación donde tienes que copiar datos entre tu Excel, los mensajes de WhatsApp y un portal que no entiende nada del transporte, en Caargo.mx todo está conectado.

Creas la maniobra, asignas cliente, unidad y operador, y cuando llega el momento de facturar, todos los datos ya están ahí. Sin copiar, sin pegar, sin errores. Una vez que lo pruebes, te vas a preguntar por qué no lo usaste antes.

Requisitos previos

Antes de facturar necesitas:

1. Plan Pro o Premium activo
2. Certificados CSD del SAT cargados en tu perfil
3. Datos fiscales completos: RFC, razón social, régimen fiscal, código postal
4. Datos fiscales de tu cliente: RFC, razón social, régimen fiscal, uso de CFDI

Tipos de factura disponibles

Factura de Ingreso

Es la factura por cualquier servicio relacionado al transporte. Puedes agregar conceptos de maniobras, venta de unidades, sobrepesos, almacenaje, etc.

Factura de Maniobra

Es la forma más rápida de facturar una maniobra. Solo selecciona la maniobra y todos los datos estarán precargados,

Factura de Ingreso con Carta Porte

Es la factura por tus servicios de transporte. Incluye automáticamente el complemento Carta Porte 3.1 con los datos de la maniobra.

Factura de Traslado

Para cuando mueves mercancía sin cobrar el servicio de transporte. Solo ampara el movimiento físico. Por lo regular es mercancía propia transportada con unidad propia.

Complemento de Pago

Cuando tu cliente te paga después de la fecha de factura. Es obligatorio emitirlo dentro de los 5 días hábiles siguientes al pago.

Los complementos de pago solo aplican para las facturas con PPD (Pago en Parcialidades o Diferido). Si tu factura es PUE (Pago en una sola exhibición), no necesitas emitir complemento de pago.

Cómo facturar una maniobra

1. Configura tus certificados

Ve a Perfil → sección Facturación → carga tu archivo .cer, .key y contraseña del CSD.
Todos los campos de esa sección son necesarios para que el sistema pueda generar y timbrar tus facturas ante el SAT.

2. Asegúrate que la maniobra tenga datos completos

Para facturar una maniobra se necesita por lo menos:

• Cliente con datos fiscales
• Tarifa definida para la maniobra

Para factura con Carta Porte, la maniobra debe tener completos:

• Cliente con datos fiscales
• Conceptos de maniobra definidos (cantidad, código de producto SAT, código de unidad, descripción)
• Datos de la mercancía (producto/servicio SAT, clave SAT, cantidad, unidad, peso, descripción)
• Recinto de origen y destino con datos de localidad, municipio y estado
• Fecha y hora de inicio de la maniobra
• Unidad con datos de configuración vehicular, permiso SCT y póliza de seguro
• Operador con RFC y CURP

3. Genera la factura

Desde la lista de maniobras: Selecciona la maniobra, ve a las acciones y haz clic en Facturar.
Revisa los datos y una vez todo listo, crea tu factura.

Desde la página de Facturas: Puedes seleccionar los diferente tipos de factura. Elige el tipo que necesitas, llena los datos y genera tu factura.

Ejemplo de Factura de Ingreso:

4. Envía al cliente

Puedes enviar la factura por correo electrónico directamente desde la plataforma.

5. Recomendaciones para evitar errores de timbrado

La mayoría de los errores de timbrado ante el SAT se deben a datos incompletos o inconsistentes. Estas son las recomendaciones más importantes:

Datos del cliente (Receptor)

• Verifica que el RFC de tu cliente sea correcto y esté vigente. Puedes confirmarlo con su constancia de situación fiscal.
• Asegúrate de que la razón social coincida exactamente con la del SAT (incluyendo mayúsculas y acentos).
• El régimen fiscal, código postal y uso de CFDI deben estar completos. Si falta alguno, la factura será rechazada.

Tipo de impuesto según el cliente

• Si tu cliente es persona moral y le facturas un servicio de autotransporte terrestre de bienes (flete), selecciona el impuesto de flete que incluye una retención del 4% de IVA sobre el subtotal. Esta retención aplica sin importar si tú como transportista eres persona física o moral (Art. 1-A, Fracción II, inciso c) de la Ley del IVA).
• Si tu cliente es persona física, no aplica retención de IVA.
• Si tú como transportista eres persona física en RESICO y tu cliente es persona moral, además de la retención del 4% de IVA, aplica una retención del 1.25% de ISR sobre el subtotal (Art. 113-J de la Ley del ISR).
• Si no estás seguro de qué tipo de impuesto aplicar, consulta con tu contador.

Método de pago

• Si tu cliente te paga después de la fecha de factura, usa PPD (Pago en Parcialidades o Diferido) con forma de pago 99 (Por definir). Después deberás emitir un complemento de pago cuando recibas el dinero.
• Si tu cliente te paga al momento, usa PUE (Pago en Una Exhibición) y selecciona la forma de pago real (transferencia, efectivo, etc.). No uses forma de pago 99 con PUE.

Para Carta Porte

• Las placas de la unidad deben coincidir exactamente con las registradas.
• El operador debe tener RFC y número de licencia vigente.
• Los recintos de origen y destino deben tener dirección completa con datos del catálogo del SAT (localidad, municipio, estado).
• La distancia recorrida del destino debe ser mayor a 0.
• Si transportas material peligroso, debes indicar la clave de material y tipo de embalaje.
• La unidad debe tener configuración vehicular, permiso SCT y póliza de seguro de responsabilidad civil.

Datos de tus certificados

• Verifica que tus certificados CSD no estén vencidos. Si lo están, genera nuevos desde el portal del SAT.
• Asegúrate de que la contraseña del CSD sea correcta. Un error de contraseña impide el timbrado.

General

• Ningún concepto debe tener cantidad 0 o precio negativo.
• La descripción de cada concepto no debe exceder 1,000 caracteres.
• Si la factura es de Traslado, los precios deben ser $0 y no se incluyen impuestos.

Timbres (Folios)

Cada factura consume un timbre. Los planes incluyen:

• Pro: 150 timbres/mes
• Premium: 300 timbres/mes

Los timbres se renuevan cada mes con tu suscripción.

¿Necesitas más timbres o tienes dudas sobre facturación? Escríbenos a contacto@caargo.mx.